Varios expertos coinciden en que la gestión de los Recursos Humanos es un aspecto clave para que una empresa alcance sus metas. Una empresa no deja de ser más que un grupo de personas organizadas para la producción de bienes y servicios. Si quiere avanzar, una empresa no debe ahorrar esfuerzos (financieros, tecnológicos, humanos e incluso informáticos) para mejorar la gestión de su personal.
Los Recursos Humanos es el departamento de la empresa que se encarga de reclutar, seleccionar, capacitar y dirigir la plantilla de una empresa, así como de gestionar y administrar los beneficios y prestaciones que se le otorgan. Es el vehículo de enlace de la empresa con los trabajadores. Es quien se encarga de redactar y tramitar los contratos de trabajo, elaborar las nóminas, gestionar las bajas médicas y hacer efectivos los despidos. Responde ante las administraciones públicas de las responsabilidades que la empresa tiene con sus trabajadores y de que, por tanto, respeta sus derechos, tal y como recoge la legislación. También tiene una parte activa en la producción: provisión de puestos de trabajo, organización de turnos, cuadratura de las vacaciones. No es un simple departamento administrativo, sino una pieza clave de dirección para el funcionamiento normal de la empresa.
El activo más importante de una empresa es su plantilla. Por muy mecanizada o informatizada que esté la empresa, necesita mano de obra. Los trabajadores son los que elaboran los productos que la empresa vende para obtener beneficios o realiza los servicios que la compañía comercializa. Aunque el proceso de producción esté muy tecnificado, siempre necesita personas que se encarguen del mantenimiento de los equipos y de que todo funcione correctamente.
Una empresa solo puede alcanzar sus objetivos si el conjunto de la plantilla está en funcionamiento, realizando cada uno las tareas que les corresponden. Es una organización compleja con una división social del trabajo, donde cada puesto específico es necesario para el funcionamiento del conjunto.
En la sociedad actual, una empresa es el proyecto de unas pocas personas, los empresarios, que han invertido capital en constituirla y esperan obtener beneficios por ello. Los trabajadores venden su fuerza de trabajo por unas horas al día para costearse un determinado nivel de vida. Es su móvil fundamental. Ponen parte de su tiempo a disposición de la empresa y esta lo invierte en las funciones que considera oportunas. La empresa debe atender, por tanto, a sus compromisos con sus trabajadores si espera que el grupo funcione adecuadamente.
¿En qué consiste la gestión de recursos humanos?
En la revista empresarial Gestiópolis se explica con claridad qué es el área de recursos humanos y que funciones realiza. Se puede decir que este departamento abarca tres grandes apartados o tipos de tareas.
Hay una parte administrativa que se encarga de documentar y notificar todos los aspectos relativos a la relación de la empresa con sus trabajadores. Así como de efectuar los trámites que de estos se deriven relacionados con el Estado y las administraciones públicas. Son los encargados de redactar los contratos de trabajo y comunicarlos a los servicios públicos de empleo, de gestionar las altas y bajas de trabajadores en la seguridad social y de elaborar las nóminas, y de hacérselas llegar a los trabajadores. También tramitan las altas y bajas médicas, los permisos laborales, las amonestaciones y los despidos. Muchas empresas externalizan estas tareas delegándolas en asesorías jurídicas. Por la fuerza de la ley, esta es el apartado más conocido del departamento de Recursos Humanos, pero no es el único, y probablemente no sea el más importante.
Este departamento se encarga de la selección, formación y promoción de los trabajadores. Es decir, de buscar a la persona más adecuada para desempeñar cada puesto de trabajo, y de supervisar su formación para que sea productivo. Otra vez, por la fuerza de la ley, organizan con frecuencia cursillos de seguridad e higiene para reducir los riesgos laborales y aportan información por escrito para que los trabajadores conozcan las medidas que deben adoptar. En coordinación con otros departamentos, en ocasiones, organizan cursos de formación y reciclaje para que el personal conozca determinados procedimientos relacionados con el trabajo que desempeñan. Deberían ser los encargados de promocionar a los trabajadores dentro de la empresa, cubriendo puestos que se necesitan ocupar por necesidades de producción y organización. Cuesta más formar a un trabajador que seleccionarlo. Por eso, para ocupar determinadas responsabilidades es más útil seleccionar a alguien de la empresa, que ya conoce su funcionamiento, que recurrir a alguien de fuera.
Recursos Humanos participa en la organización diaria de la producción. Cuadra los turnos de trabajo y se preocupa de que cada puesto esté cubierto. Maneja una información privilegiada. Conoce las vacaciones y permisos de los que disfruta cada trabajador. En algunas empresas, los propios trabajadores comunican directamente al departamento de personal cualquier incidencia particular que les suceda en el puesto de trabajo. La comunicación es clave para el buen funcionamiento del equipo, aumenta la confianza del trabajador y garantiza que las tareas se realizan. Es en el día a día donde a la larga se alcanzan las metas.
Tareas burocráticas.
Dentro del departamento de Recursos Humanos se realizan una serie de tareas repetitivas o de gestión de trámites con el Estado, que aunque estén informatizadas, necesitan de personas que estén encima de ellas. Por lo general, su realización ocupa mucho tiempo de trabajo. En su página web, A.S.T.A.C. (Asociación de Transportistas Agrupados Cóndal), que actúan en el área metropolitana de Barcelona, informan de la cantidad de obligaciones que tienen las empresas con la Seguridad Social.
Solo con relación a la Seguridad Social, la empresa está obligada a dar de alta al trabajador, si es su primera actividad laboral, con anterioridad a su incorporación a la plantilla. En cualquier caso, deberá notificar las altas y bajas a la Tesorería General de la Seguridad Social cuando el trabajador inicia su relación laboral con la empresa y cuando la concluye. Cada mes deberá cotizar a la Seguridad Social por cada trabajador, cumplimentando los impresos TC-1 y TC-2, y aportar una cantidad mensual al FOGASA (Fondo de Garantía Salarial), encargado de abonar salarios pendientes de cobro en el supuesto de que la empresa se declare insolvente. Estas acciones deberán estar reflejadas en documentos y a disposición de Inspección de Trabajo, si las solicita.
Desde marzo del 2019, todos los trabajadores de empresas que operan en España deben fichar diariamente cuando se incorporan al puesto de trabajo y cuando salen. La empresa debe constatarlo en un registro individualizado, mes por mes y trabajador por trabajador. Conservándolo durante 5 años y manteniéndolo actualizado. La administración se lo puede requerir en cualquier momento.
Otra tarea repetitiva es la elaboración de nóminas. La empresa se la deberá hacer llegar personalmente a cada trabajador cada mes, indicando el sueldo bruto, desglosando los conceptos por los cuales se les descuentan y la cantidad que finalmente se le abona. Estas solo son algunas de las tareas burocráticas y repetitivas que realizan a diario los departamentos de personal.
Soluciones informáticas.
Para aliviar estas tareas se vienen desarrollando estos últimos años software y programas, que las hacen más llevaderas y adaptadas a los requisitos legales. Kairoshr, una compañía que se encarga de dar soporte informático a las empresas, defiende una informatización integral del área de Recursos Humanos.
Es habitual encontrar plataformas que hacen llegar al trabajador su nómina por internet, sin tener que imprimirla. De manera que pueda consultarla cuando lo considere. De igual forma, están apareciendo mecanismos informáticos por el cual, el trabajador ficha a la entrada y salida del puesto de trabajo y la información le llega de inmediato a la empresa.
Pero la tendencia va más allá. Se están creando canales de comunicación directa entre los trabajadores y la empresa por vía telemática. Los trabajadores pueden comunicar incidencias en tiempo real, formular cuestiones que no tienen claras, enviar documentación (bajas, justificantes, etc.) y solicitar permisos. La empresa puede asignar horas, realizar cambios de turno o encargar tareas concretas y hacérselo llegar al trabajador de manera instantánea. Con estos programas y plataformas se está creando una vía de comunicación fluida bidireccional. Más rápida y efectiva que los mensajes por e-mail, y dejando una constancia por escrito para evitar malas interpretaciones, cosa que no sucede con la comunicación telefónica.
