La exportación-importación es un negocio atractivo. Si se gestiona bien, puede reportar grandes beneficios para quien lo realiza. Sin embargo, antes de introducirte en este panorama tan complejo del comercio internacional, es preciso conocer algunas cuestiones previas. De algunas de ellas te vamos a hablar en este artículo.
La libre circulación de mercancías es uno de los principios fundacionales de la Unión Europea. Esto significa que para exportar productos a otros países de la UE no vas a tener grandes complicaciones más allá de estudiar el mercado de destino, contactar con distribuidores locales y planificar la logística y el transporte.
Sin embargo, hay mercados más interesantes que vale la pena explorar y que se salen de nuestro ámbito inmediato de relaciones comerciales. Nos referimos a EE.UU. que es probablemente el mercado con mayor poder adquisitivo del planeta, o el centro y este de Asia, con China a la cabeza, que está experimentando un crecimiento económico continuado.
Y es que, como señaló el periódico De Verdad Digital en su día, el comercio internacional español depende de unos pocos mercados. El 75% de las exportaciones españolas se dirigen a la Unión Europea, y 2/3 de las mismas se concentran en Francia, Alemania, Portugal, Italia y el Reino Unido. Una limitación que, aunque vamos rompiendo poco a poco, aún lastra nuestra economía.
Por esta razón, además de que puede suponer una oportunidad interesante de negocio para un exportador concreto, arriesgarse a explorar nuevos mercados, también es beneficioso para la economía nacional.
Para planificar las exportaciones no solo es necesario tener en cuenta los factores económicos. También hay que considerar las cuestiones geo-políticas, que en este momento no acompañan mucho. No propongo que nos introduzcamos en este terreno tan farragoso, ya que nos puede despistar. Vamos a centrarnos en asuntos más técnicos. Estas son cuestiones que debes conocer para exportar a otros países, principalmente, fuera de la Unión Europea.
Inscribirse en el Registro de Empresas Exportadoras.
El Ministerio de Economía señala que el primer paso que tiene que realizar cualquier empresa que quiera importar o exportar mercancías es inscribirse en el Registro Especial de Operadores de Comercio Exterior (REOCE).
La inscripción en el REOCE es un requisito imprescindible para las empresas que quieran realizar determinadas operaciones de comercio exterior con productos, materiales y tecnologías sometidos a control. En concreto, deben inscribirse las personas jurídicas que pretendan exportar, importar, expedir, introducir, intermediar o realizar operaciones de corretaje con los productos incluidos en el Real Decreto 679/2014, como tecnología, alimentación, productos químicos, etc. Por tanto, no afecta a cualquier empresa que comercie internacionalmente, sino a aquellas cuyas operaciones estén sujetas a este régimen de control.
El trámite se realiza ante el Ministerio de Industria y Turismo mediante la correspondiente solicitud de inscripción. La empresa debe facilitar sus datos identificativos y la información necesaria sobre su actividad, siguiendo el procedimiento administrativo establecido. Una vez inscrita, podrá iniciar los trámites necesarios para solicitar las autorizaciones de comercio exterior que correspondan a cada operación.
La inscripción no es una cuestión meramente administrativa. Cuando la actividad de la empresa está sometida a control, figurar previamente en el REOCE constituye una condición necesaria para poder solicitar las autorizaciones de comercio exterior. Sin este paso, la empresa no puede operar legalmente en las operaciones sujetas a autorización.
Además, conviene distinguir entre operaciones con países terceros y las realizadas dentro de la Unión Europea. Cuando los productos entran o salen de la UE se habla de importación o exportación; cuando se transfieren entre Estados miembros, los términos utilizados son introducción y expedición.
Investigar el mercado de destino.
Uno de los primeros pasos, puede ser el primero o el segundo, es investigar en profundidad el mercado de destino. Para exportar a EE.UU., uno de los mercados a priori más interesantes, el blog El Mosca señala que hay que hacerlo de una manera planificada.
Para vender en Estados Unidos conviene evitar la idea de que se trata de un único mercado. Por su enorme extensión y diversidad, resulta más práctico dividirlo en grandes áreas comerciales y estudiar cada una por separado. El Noreste, con Nueva York como referencia, el Medio Oeste, alrededor de Chicago, el Sur, con Miami como uno de sus principales centros, y la costa Oeste, poniendo el foco en California.
Una vez localizado un cliente o distribuidor, las condiciones de entrega pueden convertirse en un factor decisivo. Una opción interesante es utilizar el sistema Delivered Duty Paid (DDP), mediante el cual el vendedor asume el transporte, los trámites aduaneros y los costes asociados hasta la entrega. Estos gastos pueden incorporarse al precio final, mientras que el comprador recibe la mercancía sin tener que enfrentarse a buena parte de la burocracia.
La documentación también requiere especial atención. Las facturas comerciales deben describir con claridad los productos, indicar su país de origen y presentar los valores en dólares conforme a los criterios de conversión aplicables. Es importante que la información sea precisa para evitar incidencias o retrasos durante el despacho aduanero. El CIF español, por ejemplo, no resulta relevante para las autoridades estadounidenses.
Por último, contar con un operador de transporte internacional con experiencia en el mercado estadounidense puede marcar la diferencia. Además de gestionar correctamente el envío, debe ofrecer sistemas de seguimiento que permitan conocer dónde se encuentra la mercancía en cada momento. Una buena planificación logística reduce imprevistos y facilita que la operación comercial llegue a buen término.
Preparar la documentación.
Antes de realizar el primer envío, necesitamos tener preparada toda la documentación. Para exportar mercancías desde España es necesario preparar una documentación que permita identificar el producto, acreditar su procedencia y cumplir los requisitos aduaneros del país de destino. La documentación exacta puede variar según la mercancía y el país al que se envíe, por lo que conviene comprobar previamente las exigencias específicas de cada operación. El ICEX, un organismo público que trabaja en el ámbito del comercio exterior y es dependiente del Ministerio de Economía, señala cuáles son los documentos más importantes.
Entre ellos se encuentra la factura comercial. Esta factura debe recoger los datos del exportador y del importador, describir las mercancías, indicar cantidades, peso, valor, condiciones de entrega y otros datos necesarios para que las autoridades puedan determinar correctamente el contenido y valor del envío.
Junto a ella suele prepararse la lista de contenido o packing list. Su función es detallar los bultos que forman parte de la expedición, especificando su identificación, contenido y peso. Facilita las comprobaciones aduaneras y permite controlar mejor la mercancía durante el transporte.
Cuando se trata de una exportación fuera de la Unión Europea, también debe realizarse la declaración aduanera mediante el Documento Único Administrativo (DUA). Este trámite formaliza la operación ante la Aduana y recoge la información necesaria para autorizar la salida de las mercancías.
El certificado de origen puede ser necesario para acreditar dónde se han fabricado los productos. Su presentación puede resultar relevante para aplicar aranceles, obtener ventajas derivadas de acuerdos comerciales o cumplir las condiciones de entrada del país comprador.
Además, determinados sectores requieren documentación específica, como certificados sanitarios, fitosanitarios o de calidad. Preparar toda la documentación antes del envío es esencial para evitar errores, inspecciones innecesarias o retenciones de la mercancía en la aduana.
Planificar la logística.
Cuando una operación de exportación empieza a tomar forma, llega el momento de resolver una cuestión decisiva: cómo trasladar las mercancías hasta el país de destino. Elegir correctamente el transporte y organizar toda la cadena logística puede ser tan importante como cerrar el acuerdo comercial.
Los operadores de Star Cargo, un grupo de transporte internacional con licencia de carga, ubicado en el Aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas, recomiendan confiar esta tarea a una empresa con experiencia. Según su experiencia, un envío internacional requiere coordinar diferentes procesos, desde la recogida de la mercancía hasta su entrega, además de gestionar documentación y trámites aduaneros.
La elección del transporte dependerá de factores como el tipo de producto, su volumen, peso, urgencia y destino. En función de estas variables, se puede recurrir al transporte marítimo, aéreo o por carretera. En muchas operaciones se combinan varios medios de transporte, por lo que resulta fundamental que exista una coordinación eficaz entre los distintos operadores que intervienen en el recorrido.
La red de colaboradores también tiene un papel importante. Cuando la mercancía debe recorrer largas distancias o llegar a lugares donde el transportista contratado no dispone de infraestructura propia, será necesario contar con empresas locales. Por este motivo, conviene comprobar que el operador internacional dispone de una red de socios fiable y con experiencia.
Otro aspecto que puede facilitar considerablemente la exportación es la gestión administrativa. Algunas empresas de transporte suelen encargarse de determinados trámites aduaneros y de la documentación necesaria para que la mercancía pueda atravesar las fronteras sin incidencias.
El seguimiento del envío permite conocer en todo momento dónde se encuentra la carga. Esta información resulta especialmente útil tanto para el exportador como para el comprador, ya que permite anticiparse a posibles retrasos. Una buena solución logística debe ofrecer sistemas de trazabilidad eficaces y facilitar información actualizada hasta que la mercancía llega a las instalaciones del importador.
Los colaboradores locales.
En un artículo que publicó en su blog la compañía de seguros Cesce dirigido a exportadores novatos, ponía especial hincapié en la necesidad de establecer relaciones con operadores locales.
Establecer relaciones estables con distribuidores e importadores locales es una de las claves para consolidarse en un mercado extranjero. El primer envío suele ser el momento más complicado. Ambas partes no se conocen y todavía están comprobando cómo funciona la operación. Sin embargo, si el producto obtiene buena respuesta en el mercado, lo interesante no es limitarse a cerrar nuevas ventas, sino construir una colaboración que pueda mantenerse durante años.
Para conseguirlo, conviene plantear desde el principio acuerdos claros y equilibrados. El distribuidor debe conocer cuáles son las condiciones comerciales, los plazos de entrega, los precios, las posibilidades de crecimiento y el apoyo que recibirá por parte del exportador. A cambio, la empresa española debe escuchar las necesidades del socio local y conocer de primera mano cómo evoluciona el mercado.
La comunicación frecuente es otro elemento fundamental. Mantener un contacto periódico, compartir información sobre nuevos productos y resolver rápidamente cualquier incidencia ayuda a generar confianza. También puede resultar útil establecer objetivos comerciales realistas y revisarlos conjuntamente para comprobar si la estrategia está funcionando.
No conviene tratar al distribuidor únicamente como un intermediario, sino como un socio comercial que participa en el negocio. Por tanto, en este aspecto, es importante cumplir siempre los compromisos adquiridos.
Respetar los plazos, mantener una comunicación constante y actuar con transparencia son factores que permiten transformar una primera operación comercial en una relación sólida. En exportación, la confianza se construye poco a poco y puede convertirse en una ventaja respecto a los competidores, actuales y futuros.
El aspecto cultural.
Un aspecto, que con frecuencia se infravalora, pero que tiene una importancia clave, es conocer la cultura del país donde se va a exportar. Tanto para introducir el producto como para establecer relaciones con operadores locales.
No basta con realizar estudios o sondeos económicos sobre la posible viabilidad del producto y de la operación comercial. Es importante saber cómo piensan los posibles clientes y cómo se relaciona la gente en el país de destino.
Aunque se conozca el idioma del país con el que se va a comerciar, es frecuente que para entablar los contactos y cerrar las operaciones, el exportador contrate a un intérprete para que la comunicación sea más fluida. El intérprete no solo debe conocer la lengua, sino también la cultura y, a ser posible, debe haber vivido en el país en el que se pretende exportar. Determinados gestos o sacar a relucir determinados temas puede resultar inapropiado e incluso ofensivo.
En países hispanoamericanos, como en México, donde tengo amigos, cuando hay negocios de por medio, el mexicano se muestra generoso. Incluso te hace el ofrecimiento de alojarte en su casa. No lo hace solo por hospitalidad, está estudiando a su posible socio. Despreciar sus ofrecimientos no suele ser un buen punto de partida.
