Cuando estamos creando nuestra nueva empresa, y por lo tanto nuestro plan de negocio, uno de los pasos es definir el presupuesto que necesitamos para dar nuestros primeros pasos.
En este debemos contemplar la suma que necesitamos para comenzar nuestras actividades como empresa y la proyección de ingresos y egresos que debemos tener a futuro. Así, toda empresa, sin importar si vas a necesitar financiamiento o no, si es grande o pequeña, o en que área de la industria piensa desempeñarse, deben elaborar lo que será su realidad económica. De hecho, es un aspecto clave en nuestro plan de negocio.
Para ayudarte con esta tarea, hemos consultado a los expertos en planes de negocios de Tu Plan de Negocio para que nos contaran todo lo que hay que tomar en cuenta a la hora de elaborar nuestro presupuesto. Acompáñanos a lo largo de este paso a paso.
Paso 1: planifica el «primer día» de la creación de tu empresa
Lo primero siempre es la planificación, que en este caso se trata de lo que vas a hacer desde el primer día en el que tu empresa abra sus puertas. Así, debemos comenzar por evaluar los siguiente puntos:
- ¿Qué necesitas para abrir las puertas de tu negocio el primer día?
- ¿Cuáles serán tus costos fijos y variables?
- ¿Qué puedes hacer para mantener bajos tus costos?
Asimismo, cuando estemos contestando a esta serie de cuestiones, debemos intentar serles fieles al hecho de que mientras menos fondos necesites para el inicio de tu negocio, antes podrás comenzar a obtener ganancias.
Luego, deberemos definir el tipo de presupuesto que necesitamos, los cuales se dividen en cuatro categorías:
- Costos de las instalaciones. Los gastos que emplearemos para costear el lugar en el que vamos a ubicar nuestro negocio, además de los costes de mejoras de arrendamiento, como la reparación de paredes, baños o para la separación de algún área de la oficina, entre otros. Y si piensas que te los ahorrarás trabajando desde casa o con un negocio digital, te contamos que debes evaluar si necesitarás reformas para crear tu oficina o algún mobiliario o equipo para desarrollar tus funciones.
- Activos fijoso gastos de capital : por ejemplo, para muebles, equipos y vehículos necesarios para las labores de la empresa, entre los que también se incluyen ordenadores, maquinarias, etc.
- Materiales y suministros,como suministros de oficina, publicidad y materiales de promoción que necesites para comenzar.
- Otros costos. Aquí se incluyen, por ejemplo, los honorarios iniciales de algún trabajador, licencias y permisos locales, depósitos de seguros y preparar documentos operativos, entre otros.
Estos deben estar muy bien definidos, también porque si necesitamos pedir financiamiento, podemos optar por un crédito para dichos gastos.
Paso 2: estima los gastos mensuales fijos y variables
Primero debemos aprender ente estos dos tipos de gastos:
- Los gastos fijos son costos que no cambian y no dependen de la cantidad de clientes que tenga. Estos son algunos de los gastos fijos mensuales más comunes:
- Alquiler
- Utilidades
- Teléfono
- Tarifas de tarjeta de crédito
- Tarifas del montaje y mantenimiento del sitio web
- Alquiler de equipos
- Material de oficina
- Suscripciones a publicaciones profesionales
- Gastos en publicidad y promoción, como redes sociales, anuncios, eentos o material publicitario.
- Seguro de negocio
- Honorarios profesionales (legales y contables) No obstante estos pueden variar si algún menos se tiene menos o más empleados en plantilla.
- Pago / Beneficios a los empleados.
- Gastos varios
- Pago de préstamos comerciales
- Por su parte, los gastos variables son aquellos que cambiarán dependiendo de la cantidad de clientes que se tengan en el mes y que pueden ser:
- Gastos de envío, envío, embalaje y envío.
- Comisiones por ventas
- Costos de producción
- Materias primas
- Precios al por mayor
- Embalaje y gastos de envío.
No obstante, en el caso de las empresas de servicios, es posible que no necesite muchos gastos variables.
Paso 3. Estimación de ventas mensuales
En nuestro presupuesto no solo debemos contemplar nuestros gastos, ya que todo se basará en pérdidas, también debemos incluir los ingresos que esperamos obtener por la venta de nuestros productos o servicios, y los cuales también podemos utilizar para cubrir los gastos operativos de nuestro negocio.
Para ello se deben hacer tres proyecciones de ventas diferentes:
- Uno en el que se muestre la estimación más optimista para las ventas del primer año
- Uno en el que se muestre el panorama menos optimistas, por ejemplo unos primeros seis meses o un año con muy pocas ventas.
- Uno con un escenario probable que debemos ubicar en un punto intermedio entre los dos anteriores y que será el que le mostraremos a nuestro prestamista.
No vamos a mentirte, esta es la parte más difícil de la elaboración de un presupuesto, ya que no nos sentimos en capacidad de predecir el éxito de nuestro proyecto, y al intentar hacerlo siempre intervienen nuestras expectativas, queriendo imaginar un futuro de éxitos, o nuestras inseguridades y preocupaciones, haciéndonos pensar que quizá nuestro proyecto podría no salir a flote.
No obstante, debemos hacer el esfuerzo de ser lo más realistas posibles. Para ello debemos analizar muy bien nuestro mercado para tener una proyección realista de las ventas que se alcanzarán, pero siempre asumiendo que podríamos no cumplir con el número propuesto.
Otro consejo de utilidad en este punto es intentar incluir un porcentaje de cobros junto con su estimación de ventas para cada mes. Un ejemplo es que si tenemos un estimado de € 70,000 en ventas para el primer mes, debemos calcular un porcentaje de cobro es del 85%, que nos ayudará a obtener el efectivo con el que contaremos para dicho periodo.
Pero, también hay que calcular los costos variables de ventas para cada mes en función de las ventas, siendo que, por ejemplo, si sus ventas estimadas para un mes son de 2,500 unidades y sus costos variables son € 5.50 por unidad, los costos variables totales para el mes serían de € 13,750.
Así podemos decir que estamos en un punto de equilibrio cando comencemos a obtener ganancias por cada venta realizada.
Paso 4: crear un estado de flujo de efectivo
Se le llama flujo de efectivo a la cantidad de dinero que entra y sale de nuestro negocio cada mes. Así, el control de mismo es calve si queremos que nuestro negocio funcione bien, tanto más que las ganancias en sí de la empresa. Y es que puede ser que estés obteniendo muchas ganancias en papel pero si no se tiene dinero en el banco, no podremos pagar nuestras facturas y nos vendremos al la quiebra.
Para llevar un estado de flujo de efectivo se recomienda combinar los costos totales con las colecciones totales de dinero de todas las ventas de cada mes. No olvides que aquí las ventas y los cobros pueden ser diferentes y que, a menos que se tenga un negocio de efectivo o crédito, se deben utilizar los cobros para el estado de flujo de efectivo.
Así, los totales de flujo de caja mensual deberían verse más o menos como en el siguiente ejemplo tomado de la revista Magenta:
- Ventas mensuales € 50,000
- Cobrado € 42,500 recaudados
- Costos fijos totales € 26,900
- Costo variable total € 13,750
- Saldo total de efectivo € 2,150
- Finalmente, esos € 2,150 representan su saldo total de efectivo para el mes, no su ganancia
Aplicando esta formula, pero con las cifras reales de tu empresa, podrás ver el resultado en tu saldo de caja al final de cada mes, el cual te ayudará a conocer información importante sobre el efectivo que necesitas para cubrir tus gastos mensuales y si entonces necesitas pedir un financiamiento o capital prestado para poder hacer frente a las actividades de tu empresa.
Consejos útiles para crear el presupuesto inicial de una empresa
Otros consejos que podemos aplicar durante la elaboración de nuestro presupuesto y que pueden ser de mucha ayuda son:
- Usa un programa de software de contabilidad para crear tu presupuesto, ya que estos te permiten utilizar los datos de tu empresa para obtener resultados y modificaciones sobre la realidad financiera de tu empresa de una forma más fácil y al momento. Aunque si aún no tienes los recursos para poner este software en funcionamiento, puedes comenzar con una hoja de cálculo.
- Debes tomar en cuenta que la mayoría de los prestamistas te solicitarán hasta tres años de estados de flujo de efectivo mensualmente y tres años de declaraciones de ingresos (P&L) trimestrales y anuales.
- No tienes como saber los impuestos sobre ganancias que deberás cancelar mes a mes, por lo que, aunque debes tener en cuenta de debes asumir dichos gastos, no podrás incluirlos en tus gastos fijos o gastos variables, sino más bien en una categoría separada.
- Debes estar al día con la información sobre los costos asociados con la venta de productos.
Así, siguiendo todos estos pasos te aseguramos que lograrás elaborar un presupuesto para tu plan de negocios lógico, realista y muy bien enfocado al éxito.
