Cómo elegir un Buen Software Contable

Cómo elegir un Buen Software Contable

Mi primer año como Autónoma fue una completa locura, y es que además de todo el tiempo que tenía que dedicarle a mi trabajo estaba el tiempo que perdía en muchos trámites burocráticos y en poner mis cuentas en orden para Hacienda.

Debido a mi inexperiencia tuve que afrontar varias multas por darme mal de alta y baja en el Impuesto de Actividades Económicas. No tardé en darme cuenta que, a veces, cuando piensas que estás optando por la forma menos costosa de hacer las cosas, al final es la que te sale más cara.

Fue así como empecé a contar con el asesoramiento de contables expertos que me guiaran a la hora de gestionar todo el tema de mi Seguridad Social, así como los diferentes impuestos que tenía que declarar y el tema de mis cuentas que era el que me parecía más complicado.

Me comentaron que, ya que tenía tanto interés en hacerlo todo por mi cuenta, quizás lo mejor para mí era elegir un buen software contable y me hablaron de Contaexpress, el programa, el más completo, sencillo y rentable que conocías para la Contabilidad General y/o Gestión Comercial de mi empresa. De hecho, lo consideraban el mejor programa de contabilidad y gestión para PME’s, así que con razón empecé a plantearme si comprarlo.

Al parecer, se trata de un programa ideal para la gestión contable en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas y de lo profesionales liberales o autónomos sujetos a la obligación de llevar su Contabilidad de acuerdo con el Nuevo Plan General (NPGCE 2008).

Ese programa se caracteriza por su facilidad de uso, derivada del empleo de un simple entorno gráfico en el que toda función aparece asociada a dibujo o botones, dentro de un organigrama perfectamente jerarquizado.

Pautas para Ayudarte de Decidir por un Software u Otro

Tenía algunas dudas, pero al final siguiendo una serie de pautas terminé de decidirme por este software contable.

Al fin y al cabo, era una decisión importante, ya que la elección de un software de contabilidad es crítica para un negocio, por lo que prefería tomármelo con calma.

La mejor decisión depende, a menudo, de la dimensión de la empresa y de los gastos causados por la contratación de personas en el sector contabilidad.

Me terminé guiando por una serie de elementos claves. Quería que el programa que eligiera ofreciera la posibilidad de producir informes financieros fiscales, declaraciones de los deudores y acreedores, los estados de flujo de la tesorería, los estados mensuales y una contabilización final de los informes, así como la cuentas relativas a las ganancias, pérdidas y el balance.

Quería que, en la medida de lo posible, incluyera la mayoría de estas tareas. También era importante que fuera un software con un funcionamiento que pudiera entender de forma intuitiva sin mayor inversión de capacitación, ya que eso suponía un tiempo adicional del que no iba a disponer, y al final saldría perdiendo.

También, me paré a analizar cuáles son mis principales necesidades. Si era más importante en este momento el control de inventarios, facturar, controlar las cuentas por cobrar o por pagar, entre otras cosas.

Teniendo todas estas cosas en cuenta empecé a averiguar el software de contabilidad que mejor se iba a ajustar a mi empresa y necesidades.

Con mi selección final hice una lista de Excel con varias columnas en las que iba indicando, el nombre del software, por un lado, teléfonos de contacto, web, valor (para mi empresa), tiempo promedio de implantación, carácter, plataforma, necesidad de licencias o computadora adicional, cantidad de usuarios que maneja y empresas de referencia.

Es importante señalar que me di cuenta de que una cosa es el costo en sí y otra muy diferente el verdadero costo de un Software, ya que el valor de un software contable no está en el valor del licenciamiento, sino en su tiempo de implantación y el tiempo que toma en el día a día para incorporarlo a los procesos de organización de tu empresa.

Este último punto es de vital importancia y conviene recordarlo, puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza a Autónomos inexpertos como era mi caso.