Guía práctica para aprender a archivar las facturas de tu empresa

Una de las dudas más frecuentes que tienen autónomos, empresarios y emprendedores es la de cómo archivar sus facturas con facilidad y de la manera correcta que cumpla con todos los requerimientos de la ley.

Sin embargo, la duda no genera una respuesta por defecto, sino que la misma dependerá de la naturaleza de cada caso y de otra pregunta más: ¿cómo se van a buscar las facturas? Esto porque cada empresa tiene sus propias particularidades, y dependiendo de cuales sean, así será el archivo de facturas.

Para esto, debemos de partir de que estamos mentalizados de que el archivo de una empresa es la imagen de su gestión, y de que el archivo de facturación y resto de todos los documentos se adapta a la empresa y no al revés, además de que siempre es necesario llevar una correcta organización de la documentación y resto de papeles.

Gitdoc, expertos en workflow de facturas y otros servicios de documentación para empresas, nos ofrecen una guía práctica y sencilla para esa correcta documentación que queremos lograr.

¿Cuándo se clasifica un documento como “factura”?

Lo primero es saber qué es una factura, es decir, saber distinguir cuando todos los documentos son calificados como facturas. Quizás parece obvio y lógico pero encontramos empresas que se confunden.

Un documento es una Factura cuando el mismo contiene la palabra Factura. Tan sencillo como eso, si no pone Factura, no es una Factura, y de hecho, la AEAT admite como factura todos los documentos que incluyen dicha palabra en ellos.

Por otra parte, no debemos confundir los conceptos de “recibo” y “factura” porque a veces el proveedor no envía la Factura debido a que domicilia en el banco el cobro de la misma y nosotros descargamos del banco un recibo que hace de factura y, a la vez, de documento de pago. Así, si estos recibos no incluyen la palabra factura, en consecuencia, no serían una factura.

Por su puesto, la culpa sería del proveedor que no incluye dicha palabra en el fichero de domiciliación que envía al banco. Sin embargo, tú serás el perjudicado porque la AEAT no te lo va a aceptar y no podrás deducir el IVA de la misma.

¿Para que sirve un archivo de facturas?

El objetivo de un archivo de facturas es que cuando busquemos una, la podamos encontrar en cinco segundos. Por tanto, para crearlo, tenemos que pensar cómo buscamos una factura: ¿por fecha de emisión, fecha de pago, nombre fiscal del cliente, por el nombre comercial del cliente?

Reglas para crear un archivo de facturas eficiente

Las tres reglas de oro que siguen las empresas a la hora de crear archivos de facturas eficientes son:

• La Primera Regla es tener un criterio con todos los documentos factura y no cambiarlo, mantenerlo al menos durante el año fiscal, que suele coincidir con el año natural.
• La Segunda Regla es que las Facturas emitidas a clientes sigan un criterio por orden alfabético del nombre fiscal. Para esto, te recomendamos comprar un archivador AZ y unos separadores alfabéticos para colocar todos los documentos factura por orden alfabético. Y dejando el de fecha más actual arriba, es decir, la primera que ves cuando abres el archivador.
• La Tercera Regla es que las facturas recibidas de proveedores y acreedoressigan el mismo criterio que las facturas emitidas, por lo que también debes tener otro archivador y separadores alfabéticos para este fin. Como ya dijimos antes, dicha factura debe tener la palabra “factura” en ella, si no lo pone, no es una factura, y hacienda no te la va a aceptar. Quizás sea un albarán, o un pedido o un presupuesto o una Factura Proforma (una Factura Proforma no es una factura ya que tiene la consideración de un Presupuesto). o incluso una Minuta, el documento que emiten los abogados.

Así mismo, debemos tener dos aspectos muy claros en relación a este tema:

• El nombre fiscal tiene que estar ordenado así: primer apellido  segundo apellido, nombre
• Archivo: Utiliza un archivador AZ si hay pocas facturas. Si hay muchas facturas, mejor utiliza carpetas colgantes, siendo cada carpeta un cliente o un proveedor. Al final de año: lo llevas a un archivo definitivo de cartón y los archivadores AZ quedan vacíos para reponerse con Facturas del año siguiente.

Formas de archivar las facturas

Ya que sabemos como clasificar una factura, que debe contener y como organizarla dentro de nuestros archivos, ahora vamos a aprender las diferentes formas prácticas en las que podemos ordenarlas:

• Disponer de carpetas de archivos y cajas ara su almacenamiento.
• Unificar los documentos que tengamos.
• Ordenar cada vez una cosa e introducir los archivos que queremos conservar en una caja que recibirá el nombre de archivar
• Clasificaremos los archivos por temas y los etiquetaremos: puede ser por orden alfabético o por nombre de cliente, por ejemplo.
• Asignaremos un lugar específicos para los documentos importantes
• Aquellos papeles que no deseemos, como los modelos de facturas duplicadas o recibos viejos, los colocaremos en otra caja que podemos decidir echar a la basura o guardarla en caso que creamos que podría sernos útil en un futuro.
• Incluso, si queremos llevar nuestra organización un paso más allá, podemos escribir en un calendario las acciones que debamos realizar con respecto algún documento
• Llevar un control de los recibos en facturas en las hojas de cálculo de Excel

Sin embargo, existen otras formas de archivar las facturas, pudiendo localizar los documentos fácilmente, todo depende del carácter de la empresa.

¿Cómo archivar facturas electrónicas?

En cuanto a las facturad de carácter electrónico,  el Reglamento correspondiente nos dice que las facturas elaboradas en medios electrónicos deberán ser guardadas o conservadas en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología en su formato electrónico. Así mismo, los contribuyentes deberán exigir recibir el comprobante electrónico en el formato citado y guardarlo.

Sin embargo, la dificultad es que. al igual que pasa con las facturas físicas, la mayoría de las empresas no conoce los requisitos para almacenar los archivos XML que recibe

Almacenamiento según la ley

Según la ley correspondiente, una factura electrónica es aquella que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

“Las facturas deben conservarse con su contenido original y ordenadamente, por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada”

Así mismo, dicha ley establece que la conservación de las facturas debe hacerse bajo los siguientes criterios:

• La conservación por medios electrónicos se debe realizar de forma que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
• Las Facturas Electrónicas deberán conservarse por el mismo tiempo que indiquen las disposiciones fiscales vigentes para la conservación de la contabilidad.
• El empresario o profesional puede determinar el lugar de conservación de las facturas o documentos sustitutivos siempre que ponga a disposición de la AEAT dicha documentación, en caso de que ésta proceda a comprobar su situación tributaria. Puede conservar estos documentos fuera de España siempre que se realice mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de los mismos y que lo haya comunicado previamente a la AEAT
• Además, la ley regula la necesidad de disponer de un software de digitalización “homologado” que integre en un proceso continuo, la digitalización y la firma electrónica a cada documento, compilando en una base de datos documental de naturaleza informática las imágenes gráficas de las facturas y otros documentos o justificantes en papel que deben ser conservados durante el plazo indicado en la Ley General Tributaria. Siendo que, la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT regula el procedimiento para la homologación de software de digitalización, contemplado en esta Orden.

Conservación de facturas en el extranjero

La conservación de facturas en el extranjero, se encuentra recogida en el artículo 9 de la Orden EHA/962/2007. Asimismo en los artículos 19.4 y 22 del Real Decreto 1619/2012, los cuales establecen que:

Tanto el emisor como el destinatario de la factura, pueden decidir si la conservación se hace en España o en el extranjero. Pero solo es válida la conservación en el extranjero en el caso de factura en formato electrónico, ya que solo así se puede garantizar el acceso completo y sin demora injustificada.

Por otro lado, cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservadas.