Las mudanzas de oficina son una tarea habitual pero que esconde varios secretos y es que muchos de nosotros apenas sabemos de empresas que se cambian de sede, sin embargo, la realidad es que esta práctica es más común de lo que creemos.
Y es que las mudanza de empresa se pueden deber a diferentes factores como que el espacio se queda pequeño, el alquiler es demasiado elevado, el espacio no se adapta a las necesidades actuales de la empresa… Como veis, estos son solo algunos de los ejemplos a los que se puede deber, pero lo cierto es que existen casi tantos como empresas. Si bien, este tipo de prácticas esconde secretos para muchos de nosotros porque no los conocemos de primera mano, por lo que a lo largo de este post os queremos enseñar algunos de los mejores consejos para los traslados de oficina y, como veréis, poco o nada tienen que ver con las mudanzas de casa.
- Planifica tu presupuesto y analiza opciones. Para hacer el presupuesto de una mudanza de oficina, ten en cuenta cuánto tiempo os llevará hacer la mudanza porque durante ese período no seréis productivos al 100%. Al margen de eso, tendrás que considerar también los costes de la mudanza en sí. Así, una vez sepas el presupuesto que podéis destinar a la mudanza, compara las opciones de que dispones. Para ello, si sois una empresa pequeña, quizás podáis considerar hacer la mudanza por vuestra cuenta, aunque no es lo más recomendable. Por la contra, si vuestra empresa es un poco más grande, analiza las ofertas de distintas empresas de mudanza y elige la que mejor se adapte a vuestras necesidades, pero no olvides considerar factores como la calidad del embalaje que usan, si cuentan con seguro o no, si tienen servicio guardamuebles para almacenar mobiliario durante la mudanza…. En este sentido, si vosotros no conocéis ninguna compañía de mudanzas de confianza, nosotros os recomendamos que os decantéis por Servieco, quienes llevan más de 20 años dedicándose a este sector y, entre otros campos, son especialistas en el traslado de oficinas.
- Elige la fecha del traslado. Elige la fecha de tu mudanza estratégicamente. Si vuestra empresa es grande y os va a llevar mucho tiempo mudaros, podéis elegir hacerla durante los meses de menor actividad de vuestro sector. Por ejemplo, por regla general mudarse durante los meses de verano puede ser una buena opción, aunque tendrás que tener en cuenta las vacaciones de los empleados.
- Planifica con antelación tu mudanza de oficina. Una de las claves para que la mudanza de la oficina sea eficiente es que cada persona tenga unas instrucciones claras y concisas sobre qué debe hacer, cuándo y cómo. Por ello, cada empleado de la empresa debería saber cuál es su papel dentro de la mudanza. Por ejemplo, quizás debe encargarse solo de empaquetar sus objetos personales, o también puede ser quien se encargue del traslado de un determinado tipo de documentos. Además, si la empresa es muy grande, asignar encargados de coordinar cada departamento puede ayudaros a organizaros mejor.
- Traslada los equipos informáticos primero. Una de las primeras cosas que debe trasladarse son los equipos o sistemas que necesiten un proceso largo de montaje e instalación. Por ejemplo, ordenadores, servidores, teléfonos… Así, es conveniente trasladarlos a la nueva oficina lo antes posible para que el equipo técnico pueda ir adelantando su instalación.
- Ten un inventario. Hacer un inventario para la mudanza de una oficina puede ser todo un reto, según su tamaño. Pero ayudará a que no se pierda nada durante la mudanza y a encontrar los objetos más rápidamente una vez se esté en la nueva oficina. En este sentido, para el inventario, es recomendable que lo organicéis por departamentos y que cada departamento se encargue de ir recopilando lo que contiene cada caja. Y por supuesto, etiquetad las cajas de acuerdo al inventario para localizarlas después.
- Ten disponible un vehículo. Si vuestra empresa es pequeña y habéis decidido hacer la mudanza vosotros mismos, aseguraos de tener un vehículo disponible para el día de la mudanza, mientras que si eres una empresa más grande o habéis decidido contar con profesionales que os hagan la mudanza, no tendréis que preocuparos por esto.
- Cuenta con profesionales. Tenga el tamaño que tenga tu empresa, lo mejor es siempre contar con una empresa de profesionales de las mudanzas para que os ayuden, para que la mudanza sea más efectiva, el embalaje sea más seguro…, aunque si vuestra oficina es pequeña y realmente sois muy pocos, podéis considerar hacer el cambio vosotros mismos. Pero lo cierto es que os ahorrareis muchas complicaciones y dolores de cabeza contratando los servicios de una empresa especializada en mudanzas.
No te olvides de avisar a tus clientes y proveedores del cambio
No olvides avisar a tus clientes y proveedores del cambio de dirección. Y no olvides también actualizar la dirección en vuestra web, Google My Business, material de papelería, tarjetas de visita… Y, por supuesto, habrá que reciclar las tarjetas de visita con la dirección antigua. Así podréis evitar cualquier posible confusión de dirección con un cliente en el futuro.
